[ Кейс по УТ 11 ] Инвентаризация наличных денежных средств в кассах предприятия
О чем эта статья
Это достаточно простой функционал, но не знать его неправильно.
Как в результате любой инвентаризации могут образоваться излишки или недостачи. Любое отклонение должно повлиять на финансовый результат.
Как раз такие ситуации и рассмотрим в текущей статье.
Применимость
Статья написана для двух редакций 1С:Управление торговлей – 11.1 и 11.2. Если вы используете эти редакции, отлично – прочтите статью и внедряйте рассмотренный функционал.
Если же Вы планируете начать внедрение УТ 11, то скорее всего будет использоваться более свежая редакция. Интерфейсы и её функционал могут отличаться.
Поэтому, мы рекомендуем пройти курс Практические задачи уровня 1С:Специалист по УТ 11, КА 2 и 1С:ERP 2, это поможет вам избежать ошибок и потери времени / репутации.
Постановка задачи
Компания «Мебель-дизайн» занимается оптовой торговлей мебелью. В компании присутствует один оптовый склад, с которого осуществляется отгрузка товара.
В конце каждого дня ответственный за кассу сотрудник производит инвентаризацию наличных денежных средств в кассе.
В случае расхождений фактической суммы денежных средств с учетной суммой разница распределяется на доходы или расходы подразделения, в зависимости от того, если ли излишки или недостача денежных средств.
Все процессы компании отражаются средствами программы «1С:Управление торговлей 11».
Что необходимо получить
Продемонстрировать функционал, позволяющий делать инвентаризацию наличных денежных средств в кассах предприятия средствами программы «1С:Управление торговлей 11».
Решение задачи по инвентаризации денежных средств
Для проведения операций по отражению излишков и недостач наличных денежных средств, выявленных при инвентаризации в кассах организации, в программе «1С:Управление торговлей 11» используется документ «Инвентаризация наличных денежных средств».
Данный документ находится в разделе «Финансы» – «Инвентаризации наличных ДС» (в УТ 11.2 это раздел «Казначейство» – «Инвентаризации наличных ДС»).
Никаких дополнительных настроек в программе для использования данного документа включать не нужно.
Для того чтобы пользователь мог использовать документ «Инвентаризации наличных ДС» в профиле группы доступа должна быть включена роль «Добавление изменение инвентаризаций наличных денежных средств».
Например, в стандартном профиле «Казначей» данная роль установлена.
И так, представим себе ситуацию, что рабочий день на магазине закончился и ответственный сотрудник проводит сверку фактических остатков денежных средств с остатками по учету.
Перейдем в раздел «Финансы» – «Инвентаризации наличных ДС» и нажмем кнопку «Создать».
Так как в нашем кейсе используется только одна организация и одна касса, то поля «Организация» и «Кассовая книга» заполнятся автоматически.
Обратим внимание на два поля «Кассир» и «Руководитель».
Данные поля не обязательные для заполнения, но, например, значение поля «Руководитель» используется в печатной форме «ИНВ-15».
При попытке заполнить данные поля мы увидим, что доступных вариантов для подбора нет.
Для того чтобы указать кассира и руководителя организации перейдем в карточку нашей организации «Мебель-дизайн» в команду панели навигации «Лица с правом подписи».
Создадим две записи «Руководитель» и «Кассир».
Теперь вернемся в наш документ «Инвентаризации наличных ДС» и заполним поля «Кассир» и «Руководитель».
Теперь заполним табличную часть документа.
Заполнить её можно вручную или автоматически.
Для автоматического заполнения нажмем кнопку «Заполнить».
В колонке «Касса» будет указана единственная касса нашей организации.
В колонке «Валюта» – валюта кассы.
В колонке «По учету» будет отображаться учетная сумма денежных средств, что есть в нашей кассе.
В нашем случае это 196 852,00 руб.
Если сформировать отчет «Остатки денежных средств» в разделе «Финансы» – «Отчеты по финансам», то мы увидим, что конечный остаток по отчету такой же как и сумма в документе. Все верно.
В колонке документа «Расхождение» мы видим запись «Недостача, (196 852,00)».
Дело в том, что колонка «По факту» ещё не заполнена и программа считает, что фактические остатки в нашей кассе равны нулю.
Представим себе ситуацию, что при инвентаризации в кассе было обнаружено не 196 852,00 руб., а 198 000,00 руб.
То есть, 1 148 руб. излишков денежных средств (198 000 – 196 852 = 1 148 руб.).
Заполним колонку «По факту». В колонке «Расхождение» автоматически рассчитается информация о том, что фактическая сумма больше за учётную на 1 148 руб.
После этого заполним другие колонки табличной части документа:
- Статья ДДС – создадим новую статью движения денежных средств, например, как «Инвентаризация ДС» и укажем её в документе.
- Подразделение – подразделение, где проводилась инвентаризация.
Далее нужно указать статью доходов/расходов.
Поскольку в кассе найдены излишки денежных средств, то это наши доходы. Соответственно в документе нужно указать статью доходов.
Создадим новую статью доходов под названием, например, «Излишки при инвентаризации кассы».
Создать статью можно непосредственно с документа или в разделе «Финансы» – «Настройки и справочники» – «Статьи доходов».
В способе распределения укажем правило распределения «Пропорционально коэффициентам», направление деятельности «Инвентаризация ДС» и коэффициент «1».
Вид аналитики доходов укажем как «Подразделение», поскольку в условии задачи сказано, что расхождения фактической суммы денежных средств с учетной суммой распределяется на доходы или расходы подразделения, в зависимости от того, если ли излишки или недостача денежных средств.
Укажем созданную нами статью в документе «Инвентаризация наличных денежных средств».
В качестве аналитики укажем подразделение «Отдел продаж».
Проведем документ.
Проанализируем движения документа.
Как видим, документ сделал движения с видом «Приход» по регистрах накопления «Прочие доходы» и «Денежные средства (наличные)». То есть, у нас образовались и доходы, и дополнительные денежные средства в кассе организации.
Сформируем повторно отчет «Остатки денежных средств».
Сумма в отчете изменилась на сумму проведенных излишков в кассе. Все верно.
Проанализируем финансовые результаты компании с помощью отчета «Финансовые результаты» в разделе «Финансы» – «Отчеты по финансам».
Отлично! Мы получили доходы по направлению деятельности «Инвентаризация ДС» на сумму, указанную в документе инвентаризации наличных денежных средств.
При необходимости с документа «Инвентаризация наличных денежных средств» можно распечатать регламентированную печатную форму «ИНВ-15».
Заключение
Итак, мы рассмотрели функционал инвентаризации наличных денежных средств в кассах предприятия средствами программы «1С: Управление торговлей 11».
Процесс проведения, как видим, не сложный, а функционал будет полезным ревизорам компании, для того, чтобы быстро проводить инвентаризацию денежных средств и распределять её результаты на финансовые показатели.
PDF-версия статьи для участников группы ВКонтакте
Мы ведем группу ВКонтакте – http://vk.com/kursypo1c.
Если Вы еще не вступили в группу – сделайте это сейчас и в блоке ниже (на этой странице) появятся ссылка на скачивание материалов.
Ссылка доступна для зарегистрированных пользователей)
Ссылка доступна для зарегистрированных пользователей)
Ссылка доступна для зарегистрированных пользователей)
Комментарии / обсуждение (4):
Комментарии закрыты
Добрый день, а подскажите как быть при инвентаризации безналичных ДС?
Здравствуйте!
В релизе УТ11.2 попробуйте использовать документ “Отражение расхождений при инкассации денежных средств” (раздел “Казначейство”).
“Так как в наш используется только одна организация и одна касса, то поля «Организация» и «Кассовая книга» заполнятся автоматически.”
– данное предложение видимо нуждается в корректировке
Батима, спасибо!
Исправили.